Forslag fra bokføringsregler

Legger på bokføringsinformasjon på bilagslinjen fra forhåndsdefinerte bokføringsregler.

Om denne oppgaven

Bokføringsregler kan påføres i tabellen Bilag ved å kjøre behandlingsvalget Forslag fra bokføringsregler.

Behandlingsvalget foreslår bokføringen på markerte bilagslinjer, basert på regler definert i tabellene Bokføringsregel-kriterie og Bokføringsregel-handling.

Holdes Shift-tasten nede samtidig som behandlingsvalget velges, åpnes en dialog hvor det kan velges om bokføringsregel skal foreslås for:
  • Faktura
  • Kreditnota
Når en regel foreslås, vil det slås opp i tabellen Bokføringsregel-kriterie i følgende rekkefølge og kombinasjon av kriterier:
  1. Hvis feltet Sperret er markert vil ingen bokføringsregel bli foreslått.
  2. Hvis matchende Lev.nr finnes på bilagslinjen, vil kun bokføringsregelen angitt for denne spesielle leverandøren bli foreslått. Hvis Lev.nr ikke er angitt på Bokføringsregel-kriterie kan regelen gjelde for enhver leverandør.
  3. Feltet Valutanr valideres mot feltet Valutanr på bilaget. Hvis feltet Valutanr ikke er utfylt på bilaget vil standard valuta brukes. Tomme verdier for Valutanr er tillatt i tabellen Bokføringsregel-kriterie.
  4. Validering utføres dersom Landnr angitt på regnskapsregelen tilsvarer det som er satt på aktøren. Hvis feltet Landnr er tomt på leverandøren, vil standard landnr. bli benyttet (fra tabellen Bedriftsopplysninger).
  5. Valideringskriteriene vil sjekke om Beløp i valuta på bilaget er innenfor grensene på regnskapsregelen, angitt i feltene Minstebeløp og Maks.beløp. Hvis ingen beløp er angitt i tabellen Bokføringsregel-kriterie, valideres ethvert beløp på bilaget.
  6. Utvalgsalgoritmen vil sjekke om feltet Valuteringsdato på bilaget er mellom Fra dato og Til dato angitt i tabellen Bokføringsregel-kriterie. Hvis ingen datoer er angitt i tabellen Bokføringsregel-kriterie, blir alle valuteringsdatoer på bilagene tatt med.
  7. Validering av samsvarende tekster utføres på bilaget basert på valget i feltet Tekstbeh. i tabellen Bokføringsregel-kriterie. Hvis det er samme antall matchende kolonner på flere bokføringsregler, vil rad med Tekstbeh. = 2 - Nøyaktig bli brukt først.
  8. Bokføringsreglen foreslås basert på Dokument mva.sats i tabellen Bilag. Hvis denne ikke utfylt brukes Mva sats for avgiftskoden i feltet Debet avg.k. eller Kredit avg.k. Hvis Mva sats ikke er angitt i tabellen Bokføringsregel-kriterie vil en hvilken som helst Dokument mva.sats være gyldig.
  9. Validering om Kreditnota foretas mot feltet Dokumenttype i tabellen Regnskapsdokument, og brukes for å finne korrekt bokføringsregel.
Hvis det fortsatt er mer enn én rad i tabellen Bokføringsregel-kriterie som oppfyller de samme vilkårene, vil bokføringsregelen bli foreslått basert på:
  • Feltet Prioritet

Kreditnotaer

Kreditnotaer behandles automatisk via egne bokføringsregler i tabellen Bokføringsregel-kriterie, som er markert med "x" i feltet Kreditnota.

For automatisk behandling identifiseres kreditnotaer basert på feltet Dokumenttype i tabellen Regnskapsdokument, og tilhørende regel foreslås.

For manuell behandling av kreditnotaer er det mulig å åpne en dialog for Forslag fra bokføringsregler, hvor man kan velge mellom:

Dialogen vises som standard ikke. For å få åpnet dialogen holdes Shift-tasten nede samtidig som behandlingsvalget Forslag fra bokføringsregler velges. Valget Faktura vil som standard være satt.

Merk: Hvis en leverandørkonto blir funnet på rad, vil bilagslinje bli unntatt for behandling. Ingen feilmelding vil bli gitt. Avrundingsbeløp i XML, postert på Avrundingskonto og Feilføringskonto er sperret for å bli behandling gjennom behandlingsvalget Forslag fra bokføringsregler.

Prosedyre

  1. Plasser markøren på den raden eller radene i tabellen bilag som du vil behandle.
  2. På kategorien Hjem, i gruppen Behandling, klikk på Forslag fra bokføringsregler.
  3. Angi de ulike parameterne i dialogboksen Forslag fra bokføringsregler.
    Alternativ Beskrivelse
    (CreditNote)  

Resultater

For å kunne se hvilken regel som ble foreslått på bilaget, vil den brukte regelen bli lagret i feltet Bokføringsregelnr. Valget Opprettet av bokføringsregel vil være markert under feltet Trans.status for bilagslinjer opprettet av en bokføringsregel.

Etter at feltet Bokføringsregelnr. er utfylt, vil enten:
  • Tomme bilagsfelt bli utfylt ihht. reglene, hvis kun en handlingslinje er angitt i den tilhørende tabellen Bokføringsregel-handling.
  • Den opprinnelige bilagslinjen bli markert for sletting og nye bilagslinjer vil bli opprettet ut i fra reglene, dersom det finnes flere handlingslinjer i den tilhørende tabellen Bokføringsregel-handling.

Bilagslinjer foreslått automatisk fra bokføringsregler kan redigeres som vanlige bilagslinjer, hvis du ønsker å korrigere beløp, mva.koder, ansvarsenheter, per.nøkler eller fordelingsnøkler.



Vi setter pris på dine tilbakemeldinger. Send tilbakemelding til Visma på dette emnet.