Opprett dokument

Knytter et dokument til raden.

Om denne oppgaven

Du kan koble dokumenter til forskjellige tabeller. Når du oppretter et dokument, bruker du vanligvis en tekstbehandler, for eksempel Microsoft Word. Det er imidlertid også mulig å opprette andre typer dokumenter, for eksempel et regneark.

Prosedyre

  1. Plasser markøren på den raden eller radene i tabellen ansvarsenhet 5 som du vil behandle.
  2. På kategorien Hjem, i gruppen Behandling, klikk på Opprett dokument.
  3. Oppgi parameterne knyttet til dokumentet i dialogboksen Opprett dokument.
    Dialogboksen inneholder forskjellige felt, alt etter som hvor du oppretter dokumentet fra. Nedenfor finner du en beskrivelse av feltene som kommer fram hvis du har koblet dokumentet til en aktør (ansatt, kunde, leverandør, kontaktperson eller prospekt), aktivitet, ressursreservasjon eller ansvarsenhet (for eksempel avdeling, prosjekt eller kampanje).
    Alternativ Beskrivelse
    Program Programmet du skal bruke til å opprette dokumentet. Det kan for eksempel være en tekstbehandler eller et regnearkprogram.
    Mal Hvilken mal du skal bruke for dokumentet. Det kan f.eks. være en mal for et brev, en telefaks, et møtereferat eller et regneark.
    Tips: Ønsker du å få opp malene i en bestemt rekkefølge kan du sette opp rekkefølgen i feltet Sort.sekv.nr i tabellen Mal. Du kan også knytte malene til en maltype i tabellen Mal, og knytte maltypen opp mot en CRM bruker (aktør) i tabellen Maladgang. Det vil begrense antall maler som blir vist for en bruker.
    Tips: Du kan finne de forskjellige malene, som viser alle makroene for hver tabell som dokumenter kan opprettes, i mappen <installation path>\Visma\Business\Templates\DDE fields.
    Inngående Markeres hvis det er en innkommende post. Hvis du f.eks. har mottatt en e-post i Word-format, lagre dokumentet på disken og koble det til aktøren. Hvis du ønsker å beholde det originale filnavnet på dokumentet, må du opprette en link til dette brevet fra feltet Filnavn i tabellen Dokument.
    Skann Velges hvis dokumentet skal skannes. Hvis feltet er markert og du trykker OK vil Visma Document Center starte, og gjør det mulig å skanne innkommende dokument.
    Mottaker Kunden angitt på raden som dokumentet er koblet til vil vises her, og du kan velge tilhørende kontaktpersoner i feltet Att.. Hvis det ikke finnes et kundenr. på raden, men et leverandørnr. vil tilsvarende data for leverandøren hentes. Tabellen Dokumentkobling oppdateres med aktørnr. til kunde/leverandør og kontaktperson. Mottakerens navn blir satt inn i dokumentet hvis malen er laget slik.
    Att. Her blir navnene på kontaktpersonene hos mottakeren vist. Dette forutsetter at de er registrerte som kontaktpersoner i tabellen Aktør. Du velger et navn ved å klikke på det, men du kan også skrive inn et navn direkte i feltet.
    Opprett Du kan opprette en kontaktperson i dialogen "Opprett dokument" fra tabellen Aktivitet, Aktør og ansvarsenheter. Når du skriver inn en kontaktperson istedenfor å velge en fra nedtrekkslisten, blir feltet Opprett automatisk markert.
    Aktivitetsbeskrivelse Her velger du en beskrivelse av aktiviteten i nedtrekklisten. Denne blir senere vist i Avtaleboken i feltet Beskrivelse.
    Merk: Du oppretter tekster til Aktivitetsbeskrivelse i tabellen Tekst.
    Lag aktivitet En aktivitet vil bli opprettet når et nytt dokument opprettes. Den opprettede aktiviteten oppdateres med produktnummeret.
    Merk: Standardverdien for dette feltet baseres på innstillingen Ikke lag aktiviteter ved opprettelse av dokumenter under feltet CRM-behandling i tabellen Bedriftsopplysninger.
    Privat Markeres når du legger inn et passord.
    Dokumentbeskrivelse Beskrivelse av dokumentet. Denne blir senere vist i feltet Beskrivelse i dokumentoversiktene.
    Tema Her taster du inn temaet for dokumentet. Det blir satt inn automatisk i dokumentet hvis malen er laget slik. Hvis du ikke har skrevet noen tekst i feltet Dokumentbeskrivelse, blir teksten i feltet Tema også brukt som beskrivelse for dokumentet.
    Opplysning Teksten kommer fra feltet Opplysning 1 i tabellen Mal. Informasjonen ender altså i feltet Opplysning 1 i tabellen Dokument.
    Vår ref. Initialene dine med små bokstaver. Blir automatisk satt inn i dokumentet hvis malen er laget slik.
    Deres ref. Mottakers referanse. Blir automatisk satt inn i dokumentet hvis malen er laget slik.
    Bruker Navnet ditt. Blir automatisk satt inn i dokumentet hvis malen er laget slik.
    Tittel Tittelen din. Forutsetter at tittelen er registrert i tabellen Aktør
    Passord Legges inn hvis du ønsker å passordbeskytte dokumentet.
    Dato Dagens dato foreslås, men kan endres. Blir automatisk satt inn i dokumentet hvis malen er laget slik.
    Gruppe Hvilken gruppe du ønsker at flettedokumentet skal tilhøre. Den valgte dokumentgruppe lagres i tabellen Dokument
    Merk: Dokumentgruppene opprettes i tabellen Tekst.
    Ansvarsenhet Knappen Ansvarsenhet åpner en dialogboks hvor aktive ansvarsenheter kan overstyres. Alternativene foreslås ut i fra raden som dokumentet opprettes fra.
  4. Klikk OK.
    Programmet du har valgt startes, og et nytt dokument blir åpnet. Hvis malen er laget slik, blir opplysninger fra dialogboksen Opprett dokument automatisk satt inn i dokumentet. Hvis du har valgt å opprette dokumentet ved å koble en eksisterende fil til et produkt eller en ordre, blir ikke filen åpnet. Det blir bare opprettet en kobling mellom filen og produktet/ordren. Du kan redigere filen senere hvis du ønsker det.
  5. Skriv ferdig dokumentet.
    Ønsker du å skrive ut dokumentet, bruker du den vanlige utskriftsfunksjonen i programmet.
  6. Lagre dokumentet og avslutte redigeringsprogrammet på vanlig måte.

Resultater

En ny aktivitet legges automatisk inn for deg som bruker når du oppretter et nytt dokument. Aktiviteten får beskrivelsen som du skriver i feltet Aktivitetsbeskrivelse i dialogboksen Opprett dokument og viser datoen og klokkeslettet for opprettelsen av dokumentet. I tabellen Aktivitet får du i tillegg opplysninger om kunden og kontaktpersonen som du opprettet dokumentet på. Aktiviteten er også krysset av som utført. Dermed får du en oversikt i avtaleboken over alle dokumentene du har opprettet.

Neste oppgave

Ved å gå inn i tabellen Dokumentkobling, eller koble den til, vil du få en oversikt over dokumenter koblet til raden, med mulighet til å åpne dem.


Vi setter pris på dine tilbakemeldinger. Send tilbakemelding til Visma på dette emnet.