Flett brev

Oppretter flettedokument.

Før du begynner

Det er mulighet til å flette brev direkte fra tabellene Aktør og Kampanje, eller fra oppsett der en av disse tabellene er brukt. Fletting blir brukt når du skal sende et likelydende brev til flere mottakere.

Før du kan flette brev, må du lage et flettedokument (mal) i Word som opplysningene fra Visma Business skal bli satt inn i. Flettedokumentet inneholder plassholdere som vil bli erstattet med tekst fra Visma Business. Malen vbusmerg.HTM eller norflette.HTM kan brukes som utgangspunkt for flettedokumentet.

Om denne oppgaven

Topptekst/Bunntekst

Du kan bruke DDE-feltene fra Visma Business i topptekst og bunntekst i Word.

Datofelt

Makroen $DocDate har formen YYYYMMDD. Makroen $DocDate blir hentet ut fra databasen og kan ikke endres. Du kan imidlertid benytte løse datofelt, som gir deg muligheten til velge rekkefølge selv:
  • §DocDay
  • §DocMonth
  • §DocYear

Oversikt maler

Malene som er listet opp nedenfor gir deg en oversikt over alle feltene som kan bli hentet med makroer for hver tabell:
  • VismaTagsActor.dot
  • VismaTagsOrder.dot
  • VismaTagsProduct.dot
  • VismaTagsOrgUnit.dot
  • VismaTagsAppointment.dot
  • VismaTaggsRessurce.dot
Når du starter flettingen, blir opplysningene fra Visma Business lagret i en egen datakildefil. Opplysningene i datakilden blir deretter flettet inn i flettedokumentet du har laget.
  1. Gå til tabellen Aktør, Kampanje eller oppsettet du vil utføre flettingen fra.
  2. Velg hvem som skal motta flettebrevet.
  3. Velg behandlingsvalget Flett brev. Dialogboksen Flett brev blir vist. Fyll ut relevante felt. Se beskrivelse av dialogboksen nedenfor.
  4. Svar på eventuelle spørsmål du får på skjermen i forbindelse med flettingen
  5. Brevene blir skrevet til fil, skrevet ut på skriver, sendt som telefaks, eller sendt som e-post. Hva som skjer, avhenger av hva du oppgav i dialogboksen Flett brev, hva som er definert i tabellen Bedriftsopplysninger, og hvordan mottakerne er registrert i tabellen Aktør

Prosedyre

  1. Plasser markøren på den raden eller radene i tabellen aktør som du vil behandle.
  2. På kategorien Hjem, i gruppen Behandling, klikk på Flett brev.
  3. Angi de ulike parameterne i dialogboksen Flett brev .
    Alternativ Beskrivelse
    Program Tekstbehandleren som skal brukes til brevfletting.
    Flette dokument Malen for flettebrevet.
    Data kilde Stien og filnavnet for kildedataene, dvs. opplysningene som skal bli flettet inn i brevet. Visma Business foreslår automatisk en fil. Dette filnavnet kan overstyres.
    Ny fil Markeres hvis du vil at innholdet i filen med kildedataene skal bli laget på nytt, basert på utvalget av mottakere du nå har gjort. Hvis du ikke krysser av her, blir det eksisterende innholdet i filen brukt. Det vil si at det ikke blir tatt hensyn til det eventuelle utvalget du nå har gjort. Som standard er feltet markert.
    Bare fil Velges hvis du bare vil opprette filen med kildedataene, basert på utvalget av mottakere du nå har gjort. Det blir da ikke utført noen fletting.
    Skriver Velges hvis du vil at alle flettebrevene skal bli skrevet ut på skriver. Som standard er dette markert.
    Telefaks Velges hvis du vil at mottakere som er registrert med telefaksnummer i tabellen Aktør skal motta brevet som telefaks.
    Merk: Feltet Skriv hvis ikke faks ved flettebrev, må være krysset av i tabellen Bedriftsopplysninger. I tillegg må du ha installert et telefaksprogram som kan lese faksnummeret som Visma Business legger ut på dokumentet.
    E-post Velges hvis du vil at mottakere som er registrert med e-postadresse i tabellen Aktør skal motta brevet som elektronisk post. Fyll inn et emne for e-posten i feltet til høyre. Mottakere som ikke har e-postadresse, vil motta brevet som telefaks hvis de har et telefaksnummer, hvis ikke blir brevet skrevet ut på skriver.
    Merk:
    • Det må være installert et program for elektronisk post som er integrert med et telefakssystem.
    • Feltet Faks hvis ikke e-post ved flettebrev, må være krysset av i tabellen Bedriftsopplysninger.
    • Feltet Skriv hvis ikke faks ved flettebrev, må være krysset av i tabellen Bedriftsopplysninger.
    Fil Velges hvis du vil lagre flettebrevene i en fil i stedet for å skrive dem ut eller sende dem. I feltet til høyre oppgir du stien og filnavnet til filen.
    Dokumentbeskrivelse Beskrivelse for flettebrevet. Den blir senere vist i feltet Beskrivelse i dokumentoversikten (tabellen Dokumentkobling).
    Vår ref. Her står initialene dine med små bokstaver. De blir satt inn automatisk i brevet under flettingen hvis malen er laget slik.
    Bruker Her står navnet ditt. Det blir automatisk satt inn i brevet under flettingen hvis malen er laget slik.
    Tittel Her står tittelen din. Det forutsetter at tittelen er registrert i tabellen Aktør.
    Att. Hvem som skal ha brevet hos mottakeren, f.eks. salgsansvarlig eller daglig leder. Teksten blir automatisk satt inn i brevet under flettingen hvis malen er laget slik.
    Passord Hvis flettebrevet skal passordbeskyttes, legger du inn passordet i dette feltet. Da kan brevet bare bli åpnet hvis du kjenner passordet.
    Private Sjekkboksen Privat, må bli markeres når du legger inn et passord.
    Dato Her står dagens dato. Den blir automatisk satt inn i brevet under flettingen hvis malen er laget slik. Om ønskelig kan datoen endres.
    Gruppe Hvilken gruppe du ønsker at flettedokumentet skal tilhøre. Den valgte dokumentgruppen lagres i tabellen Dokument.
    Merk: Dokumentgruppene opprettes i tabellen Tekst.

Resultater

En datakildefil produseres for hver gang du fletter et dokument. Filen blir lagt under katalogen Mine dokumenter. Hvis ikke katalogen eksisterer, blir datakildefilen lagret under Visma katalog\Dokumenter. Du må ha rettigheter til å opprette kataloger, hvis ikke må administrator opprette katalogen manuelt. Det blir opprettet en datakildefil for hver dag. Dersom du ikke krysser av for å slette filen blir det liggende en datakildefil for hver dag, med filnavn MrgActorYYYYMMDD.txt. Det er den siste kjørte fletting som ligger i filen, da den blir skrevet over for hver kjøring. Datakildefilen inneholder følgende flettefelter fra tabellen Aktør:
  • ACTOR_NO
  • NAME
  • ADDRESS_1
  • ADDRESS_2
  • ADDRESS_3
  • ADDRESS_4
  • POST_NO
  • POST_PLACE
  • COUNTRY
  • LANGUAGE
  • MAIL_ADDRESS
  • PHONE
  • PRIVATE_PHONE
  • MOBILE_PHONE
  • PERSONAL_SEARCHER
  • FAX
  • CUSTOMER_NO
  • SUPPLIER_NO
  • SELLER
  • BUYER
  • RESPONSIBLE
  • BUSINESS_NO
  • FREE_INFO_1
  • FREE_INFO_2
  • FREE_INFO_3
  • FREE_INFO_4
  • FREE_INFO_5
  • FREE_INFO_6
  • ATTENTION


Vi setter pris på dine tilbakemeldinger. Send tilbakemelding til Visma på dette emnet.