Mottatt faktura

Når du har mottatt varene på en innkjøpsordre, ferdigmelder du ordren. Da blir antall varer meldt inn som Reserverbart mot lager i tabellene Lagersaldo og Vareparti. Varene blir liggende som Urealisert lagerøkn. inntil du melder fakturamottak. Antallet blir også stående feltet I bestilling i tabellen Beholdningsendring til du har mottatt faktura.

Hvis du får faktura for hele innkjøpsordren kan du bruke behandlingsvalget Mottatt faktura. Da blir ordren lagret med det samme. Dialogboksen for Mottatt faktura åpnes hvis du har krysset av for "Bokføring" ved Fakturamottak under feltet Bokføringstilfeller i tabellen Bedriftsopplysninger.

På toppen av dialogboksen kan du se liste over fakturaer og deres mva.fordeling. Når en faktura velges, kan du redigere detaljene og totalbeløpene nedenfor. For å redigere mva.verdier, velg en linje med Avg.kode og rediger Mva-beløp nedenfor.

Du kan bare redigere valutafeltene på fakturaen, og ikke de innenlandske verdiene. De innenlandske feltene er kun til informasjon. Når ordre- / fakturavaluta er den samme som den innenlandske valutaen, vises bare fakturaverdier.

Beløpsfelter i dialogboksen:

Bruttobeløp

Beløp som vil bli betalt til leverandøren. Nettobeløp beregnes på nytt når Bruttobeløp endres.

Nettobeløp

Nettobeløp er fakturabeløp eksl. mva. Bruttobeløp beregnes på nytt når Nettobeløp endres.

Mva-beløp

Totalt Mva-beløp beregnes ut i fra Avg.kode. For å endre Mva-beløp, marker ønsket linje for Avg.kode i fakturalisten.

Avrundingsbeløp

Avrundingsbeløp beregnes automatisk når andre beløp endres. Feltet kan ikke editeres.

Dersom Avrundingsbeløp overskrider grensen som er angitt i feltet Avrundingsbeløp 1 i tabellen Valuta vil en advarsel vises, men fakturamottaket kan allikevel gjennomføres.

Visma Business henter automatisk Dekl.kode fra leverandøren i tabellen Aktør til bilagslinjene. Du kan overstyre verdien i feltet Dekl.kode i dialogen for Mottatt faktura. Valgt verdi blir overført til bilagslinjene. Nedtrekklisten i feltet Dekl.kode i dialogen for Mottatt faktura viser alle deklarasjonskodene uansett om leverandøren er satt opp med bankpartner.

Har du kryss i feltet Kontroller inng.fakt.nr i tabellen Bedriftsopplysninger, blir fakturanummeret du legger inn i dialogen for Mottatt faktura kontrollert mot leverandørtransaksjoner. Hvis det allerede ligger en faktura med samme Fakturanr i tabellen Leverandørtransaksjon, eller det ligger en fra tidligere fakturamottak på ordren, får du ikke godkjenne fakturamottaket i dialogen. OK-knappen er nedtonet og du får en melding på Statuslinjen. Feltet Remit. prioritet på leverandøren i tabellen Aktør blir automatisk hentet inn i dialogen for Mottatt faktura, og blir overført til feltet Prioritet på bilagslinjen.

I Dokumentreferanse-feltene kan du se eller velge typen av dokumentreferanse og deretter fylle ut ID/nummer hvis nødvendig. Dokumentreferanse vises automatisk hvis den allerede finnes på ordrelinjen (feltet Visma ID eller Regn.dok.nr.). På en ordre med flere ordrelinjer, vil dokumentreferanse vises automatisk om den finnes på minst en av ordrelinjene.

For å melde fakturamottak kun for enkelte varelinjer på en bestilling, har du tilsvarende menyvalg i tabellene Ordrelinje og Reservasjon. Da markerer du de radene du vil melde fakturamottak for, velger Mottatt faktura og lagrer og dialogboksen åpnes. Registrerer du flere fakturaer for samme reservasjonslinje, blir det lagt til nye rader i tabellen Produkttransaksjon, i stedet for å akkumulere opp antallet på den gamle.

Hvis en innkjøpsordrelinje er delfakturert kan du registrere fakturert antall i feltet Fakt. beløp NÅ på ordre- eller reservasjonslinjene, og deretter lagre innkjøpsordren.

Hvis du mottar flere fakturaer på en dellevert innkjøpsordre, får du lagret fakturanumrene og fakturadatoene på innkjøpsordren i tabellen Produkttransaksjon. Hvis du markerer for Ignorer fakturanr og dato i mottaksdialog under feltet Ordrebehandling 1 i tabellen Bedriftsopplysninger kan du ta imot flere fakturaer på samme innkjøpsordre.

Produksjonsordre

For å kunne godkjenne en produksjonsordre fra ordrehodet må følgende være oppfylt:

• Feltet Lev.nr må være utfylt. Du kan opprette en leverandør til internt bruk. Leverandøren blir oppdatert i tabellene Vareparti og Produkttransaksjon. Dette medfører at kostprisen på ferdigvaren og på uttak som er gjort på varepartier med ferdigvaren blir oppdatert.
• Alle ordrelinjer må være ferdigmeldt og alle delvarer må ha en bekreftet kostpris. Først blir det testet på om summen av feltet Antall er forskjellig fra null. Hvis summen av feltet Antall ikke er null, får du en melding om at det er ubehandlede ordrelinjer. Er alle ordrelinjene ferdigmeldt blir det testet på om feltet Trans.status i tabellen Produkttransaksjon har status Midlertidige kostnader. Hvis de har transaksjonsstatus Midlertidige kostnader, får du en melding og du får ikke ferdigstilt produksjonsordren.

Avbryt

Når du har gjort en bestilling hvor du skal foreta et fakturamottak, kan du i dialogen for behandlingsvalget Mottatt faktura avbryte, og ingen rader blir behandlet.

Behandlingsregler for ordre med transaksjonstype 7 - Produksjon:

• Behandlingsvalget Mottatt faktura i tabellen Ordrelinje hopper over ordrelinjer med transaksjonstype 7 - Produksjon.
• Når du kjører behandlingsvalget Mottatt faktura på produksjonsordrer får du feilmeldingen ”Ordrenr x (x=ordrenummeret) har ordrelinjer med restantall, og produksjon kan ikke godkjennes”, hvis feltet Antall er forskjellig fra null på ordrelinjene.
• Når du kjører behandlingsvalget Mottatt faktura på produksjonsordrer får du en feilmelding, hvis det er produkttransaksjoner på ordren som har kryss i feltet Midlertidige kostnader under feltet Trans.status i tabellen Produkttransaksjon.
• På produksjonsordrer som er ferdigmeldt, blir vareforbrukslinjene oppdatert med kostprisendringen, når innkjøpsordren blir fakturamotatt.
• På produksjonsordrer blir kostprisene vist i tabellen Reservasjon med totalt antall (ikke reservert antall) ved beregning av gjennomsnittlig kostpris på ordrelinjen.
• Feltene Pris og Pris (innenl.) på ordrelinjene blir satt lik feltene Kostpris og Kostpris (innenl.).
• Behandlingsvalget Mottatt faktura på produksjonsordrer beregner ordrene på nytt med priser på strukturhodene.

Korrigering av kostnader

Ved fakturamottak behandles produksjonstransaksjoner for varepartiet med midlertidige kostnader på følgende måte:

Hvis kostprisen, frakt eller toll har blitt endret gjøres følgende:

• De opprinnelige verdiene blir tatt vare på i egne felter på transaksjonene.
• De ordinære feltene blir oppdatert.
• Kostprisen i kostvalutaen blir satt ut fra kostvalutaen på transaksjonene og påløpte kostnader blir beregnet på nytt.
• Sjekkboksen Kostnader korrigert i dialogen til feltet Trans.status i tabellen Produkttransaksjon blir slått på.
• Sjekkboksen Midlertidige kostnader i dialogen til feltet Trans.status i tabellen Produkttransaksjon blir slått av.

Behandlingen stanser når hele antallet du har mottatt faktura på er behandlet. Hvis ikke antallet på den siste transaksjonen stemmer med det resterende antallet du har mottatt faktura på, vil det medføre at den siste transaksjonen blir splittet på følgende måte:

• Det behandlede antallet som blir skilt ut på en ny transaksjon med de nye kostnadene. Den får tildelt neste ledige transaksjonsnummer for samme ordrejournal. Restantallet blir liggende igjen på den opprinnelige transaksjonen. Den blir behandlet som første transaksjon ved neste fakturamottak.

Bokføring av kostnadsendringer og produksjonskostnader

Uttakstransaksjoner som er hentet fra korrigerte varepartier, blir ikke bokført automatisk. Du må bokføre disse med behandlingsvalget Bokfør kostnader i tabellen Produkttransaksjon.

Når du kjører behandlingsvalget Bokfør kostnader og merker av for Fullstendige bilag i dialogen, blir det testet på om lagerbeholdningen øker eller reduseres. Det blir ikke tatt hensyn til transaksjonstype 7 - Produksjon på ordren. Ved avgang fra lager benyttes debet og kredit kontoene som definert, hvor kredit kontoen normalt er lagerbeholdningen og som da reduserer lageret. Ved tilgang på lager byttes debet og kredit kontoen om slik at det er kredit kontoen som debiteres og øker lagerbeholdningen. De som har bokført på transaksjonstype 7 - Produksjon og byttet om debet/kredit varekostnader kontoene, må inn å rette dette slik at bokføringen blir korrekt.

Ved avgang fra lager benyttes debet og kredit kontoene som definert hvor kredit kontoen normal er lagerbeholdningen som da skal redusere lageret. Ved tilgang på lager byttes debet og kredit kontoen om slik at det er kredit kontoen som debiteres og øker lagerbeholdningen. Det er lagerbevegelsen som det testes på uansett transaksjonstype.

Bokføring av innkjøpsordre

Innkjøpsordre bokfører du ved å krysse av i feltet Korreksjonsbilag i dialogen til behandlingsvalget Bokfør kostnader i tabellen Produkttransaksjon.

Bokføring av produksjonsordre

Produksjonsordre bokfører du ved å krysse av i feltet Fullstendige bilag i dialogen til behandlingsvalget Bokfør kostnader i tabellen Produkttransaksjon.