Skal du legge inn inngående saldo (første gangen du starter Visma Business i aktuell bedrift), bør du sette perioden til én tidligere periode enn den perioden du skal begynne å føre regnskap fra.
Eksempel
Hvis du skal begynne å føre regnskap fra 1.juli, legger du inn saldo i juni slik at denne ikke blir registrert som bevegelse i juli.
Husk å opprette regnskapsperiodene først i tabellen Regnskapsperiode. Det er fordelaktig å legge inn fjorårstall eller tall hittil i år når du tar regnskapssystemet i bruk, fordi du da kan sammenligne regnskapstall med tidligere perioders tall i resultat- og balanserapportene.
Du legger inn saldo som vanlige bilag i regnskapet, men det er en fordel å samle dem i egne bunter.
Den vanligste framgangsmåten er å legge inn kundeposter i egne bunter, leverandørposter i egne bunter, og hovedboken for seg.
På saldo kunde/leverandør kan du enten legge inn én samlet åpen saldo pr. kunde/leverandør, eller enkeltvise åpne poster. Ønsker du et operativt purre-, renteberegnings- og/eller remitteringssystem fra første stund, bør du legge inn åpne poster inn enkeltvis pr. kunde/leverandør. Du må benytte en bilagsart for ut- eller inngående faktura/kreditnota (eventuelt i valuta). I tabellen Bilagsart som følger med standardregistret, kan du bruke bilagsartene 11 til 15/21 til 25.
På kundepostene bør du bruke opprinnelig faktura/kreditnotanummer for oversiktens skyld. Legger du kun inn en saldo pr. kunde/leverandør, kan du gjerne bruke en egen bilagsnummerserie, for eksempel fra bilagsnummer 80000 (eller en annen serie som du ikke skal benytte senere). Det er viktig å være påpasselig med bilagsdato når du legger inn åpne poster. For å få et operativt purre-/renteberegningssystem umiddelbart, må du sette denne til reell bilagsdato på postene. Alternativt kan du registrere forfallsdato på postene.
Har du krysset av i feltet Debet/kredit-kontroll i tabellen Bedriftsopplysninger, må du enten opprette en interimskonto som motpost til kunde-/leverandørreskontrosaldoene eller så må du midlertidig fjerne krysset.
Husk da bare å sette debet/kredit-kontroll på igjen etterpå.
Benytter du ikke Debet/kredit-kontroll, kan du legge inn kunde- og leverandørpostene uten noen motpost. Når du oppdaterer bunten(e), vil kundene automatisk bli motpostert mot hovedbokskonto for kunder/leverandører på vanlig måte. Når du legger inn saldo hovedbok, skal du legge inn saldo på alle kontoer unntatt hovedbokskontoer for debitorer og kreditorer.
Ønsker du ikke å spesifisere saldoen på åpne poster pr. kunde/leverandør, kan du i stedet legge inn èn samlet åpen saldo direkte på kontoer for kunder/leverandører, sammen med resten av hovedboksaldoene. Da må du fjerne et eventuelt kryss i feltet sperret på hovedbokskontoene, for å få lov til å føre direkte på hovedbok kunder og leverandører. Etter at saldoinnleggingen er registrert og oppdatert, må du huske å sperre kontoene igjen for direkteføring.
Når du legger inn resultatdelen av hovedboka, må du passe på at du ikke får avgiftsberegning på saldoinnleggingen, særlig hvis du legger inn saldoene midt i regnskapsåret. For å være sikker på at du ikke glemmer å fjerne avgiftskode på en konto, bør du bruke en bilagsart som er krysset av for Ignorer avg.k.. I tabellene Bilagsart som følger med standardregistret er dette feltet krysset av på bilagsartene saldo og saldo valuta (bilagsart 29 og 30).
Når alle saldobunter er oppdaterte, må du skrive ut en saldoliste for kontroll. Sum kunder og leverandører skal stemme med henholdsvis hovedbok debitorer og kreditorer (siden disse er automatisk oppdatert). Hvis hovedboken er lik debet/kredit, betyr dette at alt er i orden - forutsatt at du har oppdatert kunder og leverandører hovedbok automatisk fra kunde- og leverandørposter.
Har du brukt debet/kredit-kontroll og interimsføring, vil den eneste forskjellen være at du må benytte interimskontoen for å få buntene til å gå i null. Du kan registrere kundene og leverandørene mot interimskontoen. Når du legger inn hovedboken, skal du postere saldoene på debitor-/kreditor hovedbokskontoer mot samme interimskonto. På saldolistene skal alle tabellene stemme overens.