Feilhåndtering

Visma Business avviser ugyldige verdier når du registrerer bilag, enten det skjer når du taster det inn direkte eller når du limer inn fra utklippstavlen. Under oppdatering av bilag kan det likevel hende at Visma Business støter på ugyldige verdier; for eksempel hvis du etter å ha registrert bilagene (før de blir oppdatert) sletter et kontonummer, ansvarsenhet eller avgiftskode som bilagene refererer til, eller at det ligger en kontoreferanse i tabellen Bedriftsopplysninger, eller en annen tabell som ikke finnes.

Når oppdateringen er ferdig gir Visma Business melding på Statuslinjen om antall transaksjoner med feil, av totalt antall oppdaterte transaksjoner. Antall feil vil også stå i feltet Feilføringer i tabellene Oppdatering og Oppdatert bunt. I tabellen Oppdatert bilag kan du hente fram feltet Feilmelding, som viser hvilke uregelmessigheter Visma Business har støtt på under oppdatering av bilagene. Når du har fått feilføringer, kan du ved å hente fram feltet Feilmelding i tabellen Oppdatert bilag se hva som er årsaken til feilføringen(e). Samme felt er tilgjengelig i alle transaksjons- og åpen posttabeller også. Hvis du ikke har lisens for regnskap tillater systemet at du velger Direkte oppdatering av bunter, selv om bunten mangler obligatoriske verdier.

Visma Business vil behandle feil under oppdatering noe forskjellig, avhengig av hvilken type informasjon som mangler:
  • Hvis valuteringsdatoen på en bilagslinje er ugyldig, vil den bli erstattet med valuteringsdatoen i bunthodet (som Visma Business forsikret seg om var gyldig før oppdateringen startet). I feltet Feilmelding vil det stå Valuteringsdato. Dette feltet finner du også på hovedboks-, kunde-, leverandør- og driftsmiddeltransaksjoner.
  • Ugyldige kontonummer blir erstattet med feilføringskontoen. Dette gjelder også kontohenvisninger gitt i de andre tabellene: Bedriftsopplysninger, Aktør og Merverdiavgift. I feltet Feilmelding vil det stå om det er debet eller kredit kontonummer som er ugyldig. Den opprinnelige kontoen finner du ved å gjøre utvalg på feilføringskontoen i tabellen Hovedbokstransaksjon. Visma Business identifiserer transaksjonen fra bilagsjournalnummer og buntnummer. I feltene Motkonto og Motk.type ser du hvilken konto bilaget ble forsøkt ført mot.
  • Visma Business ser bort fra betalingsbetingelser, fordelingsnøkler, ansvarsenheter, avgiftskoder og avgifter som ikke finnes i de aktuelle tabellene. Du vil få varsel om feil i de aktuelle transaksjonene, og de blir oppdatert uten den aktuelle referansen. I feltet Feilmelding vil det stå hvilken referanse som var ugyldig, for eksempel avdeling eller fordelingsnøkkel.

Korreksjon av oppdaterte bilag

Hvis du etter oppdatering finner ut at du har fått ført et bilag med feil beløp, avgiftskode, konto eller lignende, må du korrigere bilaget med et korreksjonsbilag.

Ønsker du å tilbakeføre flere bilag, åpner du tabellen Oppdatert bilag og benytte behandlingsvalget Opprett ny bunt hvor du kan velge å bytte debet/kredit. Hvis du skal reversere en enkelt bunt kan du velge samme rutine når du står i oppdaterte bunter. Etterpå må du manuelt endre bilagsnumrene.

Merk: Pass på at de øvrige kolonnene kommer i samme rekkefølge.
Det er flere ting du må passe på når du skal registrere korreksjoner:
  • Er bilaget du skal korrigere ført på en bilagsart hvor du har krysset av i feltet Påvirker oms./kj., har bilaget blitt akkumulert i sum omsetning/kjøp i henholdsvis tabellene Kundesaldo og Leverandørsaldo. I tabellen Bilagsart som følger med standardregistret, er dette feltet krysset av på bilagsartene 11 til 15 (utgående faktura/kreditnota) og på bilagsartene 21 til 25 (inngående faktura/kreditnota). Ved eventuelle korreksjoner av slike bilag, er det viktig å benytte samme bilagsart på korreksjonsbilaget for at omsetning/kjøp skal bli riktig.
  • Skal du tilbakeføre bilag ført med avgiftskode, må du benytte samme avgiftskode på korreksjonsbilaget. Dette for at avgiftsoppgaven skal bli korrekt, både med grunnlagstall og beregnede avgifter. Hvis du skal korrigere et oppdatert bilag ført i valuta, må du også bruke samme valutanummer og -kurs (kursen kan ha blitt forandret i tabellen Valuta), som på det opprinnelige bilaget.

Ellers kan du bruke bilagsarten Tilbakeført (bilagsart 37 i standardregistret) eller Korreksjon, eventuelt Korreksjon valuta (bilagsart 38 eller 40 i standardregistret).



Vi setter pris på dine tilbakemeldinger. Send tilbakemelding til Visma på dette emnet.