Andre inngående dokumenter

Emnet forklarer hvordan du mottar og behandler skannede dokumenter som ikke er fakturaer eller kreditnotaer.

Denne veiledningen forklarer hvordan du mottar og behandler andre skannede dokumenter gjennom Visma.net AutoInvoice. De skannede dokumentene inkluderer purringer, kvitteringer og betalinger.
Forutsetninger:
  • Visma Scanner installert
  • En aktiv Visma.net AutoInvoice-integrasjon
  • En aktiv Visma Document Center-integrasjon
  • Feltet Diverse serie må være utfylt i tabellen Bedriftsopplysninger
Skanning og levering av dokumenter
For å kunne motta andre skannede dokumenter fra Visma.net AutoInvoice, må dokumenttypen Bilag være aktivert for mottak. Dette kan gjøres i Konfigurere AutoInvoice-konto-dialogen i tabellen Bedriftsopplysninger, eller gjennom behandlingsvalget Aktiver AutoInvoice i tabellen Bedrift.
I Visma Scanner, kan du skanne et dokument og velge dokumenttype for den skannede filen. Hvis valgt type er noe annet enn faktura eller kreditnota, må brukeren skrive inn en kommentar (påbudt). Dokumentdatoen settes automatisk til dagens dato, men kan endres eller fjernes.
Hvis forutsetningen for integrasjonen er korrekt satt opp, vil dokumentet bli levert gjennom Visma.net AutoInvoice til Visma Document Center og derfra bli levert til tabellen Regnskapsdokument i Visma Business.
Mottatt dokument
Et nytt dokument vil inkludere en Opprinnelse og en ID-referanse for applikasjonen som leverte det (Visma Document Center = Visma ID, Visma Business Workflow = Ekstern dokument-ID). Feltet Beskrivelse inneholder kommentaren skrevet i Visma Scanner, og er redigerbar. Før dokumentet er behandlet er feltet Status tomt. Hvis du ikke ønsker å opprette et bilag fra dokumentet kan videre behandling stoppes ved å sett en verdi i feltet Ingenting å behandle, eller ved å kjøre behandlingsvalget med samme navn. Behandlingsvalget kan kjøres for flere rader samtidig.
Vis dokument
Det skannede dokumentet kan vises ved å kjøre behandlingsvalget Vis dokument. Dette vil åpne dokumentviser i Visma Document Center og vise skannet bilde av dokumentet.
Behandle skannet dokument
For å opprette et bilag fra dokumentet; marker dokumentet og kjør behandlingsvalget Behandle dokument. Et bilag vil nå bli opprettet med bilagsserien angitt i feltet Diverse serie. Hvis feltet Bilagsserienr er angitt vil dette brukes for å tildele bilagsnumre, i stedet for Diverse serie. Flere rader kan velges og behandles samtidig. Disse vil bli individuelt behandlet, slik at hver av de kan ha egne bilagsserier.
Et nytt bilag vil bli opprettet med tildelt bilagsnummer, med bilagsdato satt ut i fra Dok.dato eller dagens dato hvis dette feltet er tomt. Hvis Opprinnelse = 3 - Dokumentsenter vil bilaget inneholde en verdi i feltet Visma ID. Feltet Bilagsart vil settes ut i fra den brukte bilagsserien. Kontoer og beløp må legges på manuelt av brukeren. Når bilag er opprettet vil feltet Status i tabellen Regnskapsdokument endres til Sendt til bokføring, som viser at dokumentet har blitt behandlet.
Merk: Hvis feltet Diverse serie ikke er utfylt vil behandlingsvalget feile, og en feilmelding vil vises.
Merk: For å unngå oppdatering av tomme bilag vil alle bunter med opprinnelse fra "andre dokumenter" bli satt til Sperret.


Vi setter pris på dine tilbakemeldinger. Send tilbakemelding til Visma på dette emnet.