Bilagsregistrering foregår oftest ved at du åpner tabellen Bunt eller et oppsett der denne tabellen inngår. Her får du fram alle bunter som ikke er blitt oppdatert ennå.
Trykker du Ctrl+K eller bruker menyvalget , vil du få fram dialogen for å koble tabeller og valget vil vise bilag som standard og det er bare å trykke OK for å få koblet til tabellen Bilag. I sideelementet Bilag blir bilagene registrert fortløpende. Registrerer du fakturaer eller inn- og utbetalinger som du skal matche mot allerede registrerte fakturaer eller betalinger, kan du dessuten koble til tabellen Motreferanse som et tredje sideelement. Her ser du hvilke motreferanser du skal matche bilaget mot, hvis det dreier seg om mer enn én motpost. Motpostene velger du direkte fra et hjelpevindu med kundens/leverandørens åpne poster.
Sortering og utvalg av bunter og bilag
Vil du se kun enkelte av buntene/bilagene du har registrert, kan du gjøre utvalg på én eller flere kolonneverdier i ett eller begge sideelementer. Dette gjør du med menyvalget .
Du kan også velge hvordan du vil sortere buntene eller bilagene med menyvalget . Tall blir sortert foran bokstaver.
Ved normal registrering anbefaler vi at du ikke benytter noen sortering eller utvalg, fordi det kan føre til at bilagslinjer kan se ut som om de forsvinner eller at de legger seg på andre posisjoner enn forventet.
Utskrift av bunter og bilag
Når du står i et vindu der du har tabellen Bunt med sideelementet Bilag tilkoblet, kan du skrive ut en eller flere bunter. Du markerer den eller de bunten(e) du vil skrive ut, og velger menyvalget eller tilsvarende ikon.
For å skrive ut en bilagsjournal anbefaler vi at du benytter tabellen Oppdatert bunt hvor oppdaterte bilag er koblet til. Denne tabellen er en kopi av den oppdaterte bunten som du ikke kan endre i ettertid.
Sletting av bunter og bilag
Du kan slette en eller flere bunter eller bilag, ved å markere den eller de raden(e) du ønsker å slette. Menyvalget , Delete-tasten eller tilsvarende ikon, vil slette de markerte buntene/bilagene. Sletter du bunter, får du også slettet de tilhørende bilagene.
Det er kun ikke-oppdaterte bilag som er tilgjengelige i tabellen Bilag, derfor kan du fritt endre eller slette disse. Sletter du et eller flere bilag, vil du få hull i bilagsnummerserien med mindre du registrerer nye bilag på de slettede bilagsnumrene.
Registrering av bunter og bilag
Når du skal registrere en ny bunt med bilag, blir bunten lagt til på slutten av tabellen Bunt. Du forflytter deg til slutten av en tabell enten ved å dra rulleboksen i rullefeltet helt til høyre i vinduet så langt ned den kommer, eller med tastekombinasjonen Ctrl + Pil Ned.
Du kan lagre, endre og slette bilag som du vil, inntil bunten blir oppdatert. Har du avsluttet bilagsregistrering midt i en bunt, og vil fortsette der du sist slapp, stiller du markøren på aktuell bunt. Da vil bilagene i bunten komme fram i tabellen Bilag, og du kan forsette registreringen.
Tabellen Bilag blir sortert i den rekkefølgen radene blir registrert i tabellen, fordi et fortløpende linjenummer er med som en del av primærnøkkelen. Du kan bruke menyvalget eller tilsvarende ikon, for å legge inn en ny rad der den naturlig hører hjemme. Bilagsnummeret på den nye raden blir satt til samme verdi som på den forrige bilagslinjen.
Visma Business er et standardsystem som skal dekke flest mulig behov for helt forskjellige bransjer. Derfor inneholder tabellene Bunt og Bilag mange kolonner, og det er viktig at du tilpasser disse etter egne behov. Kolonner som du alltid skal fylle ut, bør komme først i sideelementene, og kolonner som du ikke benytter kan du skjule. Kolonner du av og til bruker (for eksempel valuta, valutakurs og valutabeløp og tilleggsopplysninger om kunde- eller leverandørposter), kan du hente fram når du trenger dem eller legge de i et splittet sideelement. Du kan eventuelt lage flere forskjellige oppsett og skifte mellom oppsettene.
Du kan lage egne oppsett for registrering av inngående fakturaer, utgående fakturaer, bankbilag og så videre. Gjør du dette, vil det være fornuftig å sette standardverdier på felter som bilagsserier og andre som felter som du bruker hver gang du registrerer et slikt bilag.
For å forenkle bilagsregistreringen, kan du definere utfyllingsregler som skal gjelde for de enkelte feltene under bilagsregistrering. Dette gjør du i dialogen til menyvalget . Her kan du legge inn faste verdier for et felt eller krysse av for at Visma Business gjentar verdier fra linjen over eller foreslår verdier. Du kan dessuten velge at feltet blir hoppet over, at du må fylle ut feltet eller at du ikke får lov til å endre i feltet.
Legger du inn minimums- og maksimumsverdier i dialogen, gir Visma Business feilmelding når du registrerer verdier som faller utenfor dette intervallet.
I Design modus under menyvalget kan du krysse av for at markøren ikke automatisk skal gå innom splittvinduer eller tilkoblede vinduer. Du unngår dermed å komme inn i for eksempel tabellen Motreferanse.
Ønsker du å gjenta verdien fra samme felt i raden over, velger du menyvalget under eller taster / i feltet (ikke på redigeringslinjen, da vil /-tegnet tas som en del av feltverdien). Velger du menyvalget eller taster + i et felt (ikke på redigeringslinjen, da vil +-tegnet tas som en del av feltverdien), vil Visma Business foreslå en verdi i feltet. Der systemet ikke har noen logisk verdi å foreslå, fungerer valget som kommandoen Gjenta verdi (/). Det er også mulig å klippe og lime slik du kan gjøre i andre Windows-programmer, for eksempel for å kopiere en hel bunt til et nytt buntnummer. Husk i så fall å endre bilagsnumre på den kopierte bunten før oppdatering