Alle nivåer du ønsker å overvåke inntekter og kostnader for må legges inn som ansvarsenheter.
Dette gjelder også kampanjer i CRM-systemet, disse bruker alltid ansvarsenhetsklasse 6.
Alle ansvarsenhetstabellene inneholder i utgangspunktet de samme kolonnene, men du kan tilpasse dem ut fra hva du skal bruke de forskjellige ansvarsenhetene til.
Det er ikke tillatt å slette ansvarsenheter som det finnes hovedbokstransaksjoner eller saldoer for.
Du bestemmer selv hvilke ansvarsenhetsklasser (grupper av ansvarsenheter) du vil benytte. Du kan definere inntil seks forskjellige ansvarsenhetsklasser. Disse disponerer du fritt etter hvilke behov du har for å splitte regnskapet på ansvarsenheter. De mest vanlige typene er avdeling, prosjekt og objekt. Du kan imidlertid utnytte ansvarsenhetsklassene til helt andre ting, for eksempel hvis du har behov for driftsregnskap for biler, skip eller eiendommer.
Ansvarsenheter blir opprettet når du definerer de ansvarsenhetene du ønsker i tabellen Bedriftsopplysninger.
Hver ansvarsenhetsklasse har sin egen tabell, samt en saldotabell med hovedbokssaldoer for ansvarsenhetene i klassen.
Idet du oppretter en eller flere ansvarsenheter, vil du også få tabellene Fordelingsnøkkel og Fordelingslinje. I disse kan det defineres faste fordelingsnøkler til bruk under bilagsregistrering og budsjettering, for å fordele bilag og budsjett andelsvis på en eller flere ansvarsenheter.
En fordelingsnøkkel kan kombinere flere ansvarsenheter, slik at et beløp kan bli splittet opp på for eksempel både avdelinger og prosjekter med en og samme fordelingsnøkkel.
Fordelingsnøklene kan du også kombinere med direkte føring på en ansvarsenhet, slik at et bilag blir ført både på en ansvarsenhet i sin helhet, og etter en fordelingsnøkkel til forskjellige andre ansvarsenhetsklasser. Tabellene Fordelingsnøkkel og Fordelingslinje har ingen funksjon, hvis du ikke oppretter noen ansvarsenhetsklasser.
Navnene på tabeller for ansvarsenhet 1-12 gjenspeiler navnet angitt for ansvarsenheten, for eksempel Avdeling, Prosjekt eller Objekt. Tabellene er i utgangspunktet tomme, og du må derfor opprette avdelingene, prosjektene, objektene og andre typer av ansvarsenheter du ønsker å bruke for bedriften.
Hvis du oppretter to ansvarsenheter med navnene "Avdeling" og "Prosjekt" i tabellen Bedriftsopplysninger vil du finne tabeller med tilsvarende navn.
I alle tabeller hvor det er nødvendig å referere til ansvarsenheten vil det også finnes felter med navnene "Avdeling" og "Prosjekt".