> Automatpostering

Automatposteringer

Denne delen beskriver bruken av automatiske posteringer i tilknytning til bestemte kontoer under bilagsregistrering.

Om denne oppgaven

Ønsker du automatiske posteringer i tilknytning til bestemte kontoer under bilagsregistrering, kan du knytte opp en eller flere automatposteringer til kontoen. Du definerer disse tabellene Automatpostering.

Du velger om du vil ekspandere posteringen automatisk ved føring på hovedbokskontoen, eller om du manuelt vil starte en kommando for å få fram automatpostlinjene i tabellen Bilag. At automatpostene blir ekspandert, betyr at Visma Business legger til bilagslinjer i bunten ut i fra hva du har registrert i tabellen Automatpostering for den aktuelle hovedbokskontoen.

Registrering av automatposter

Du kan åpne tabellen Automatpostering enten i et eget vindu, eller koble den til som et sideelement til vinduet Hovedbokskontoer. Du kan registrere en eller flere kontoer ved å angi debet og/eller kredit konto og eventuelle avgiftskode(r). Kontoene kan være kunde-, leverandør- og/eller hovedbokskontoer. Posteringen kan være et fast beløp eller en angitt andel av det aktuelle beløpet som du registrerer på de ulike bilagene. Du kan også styre i hvilken grad Visma Business skal fordele automatposteringen på ansvarsenheter, eventuelt avgrense automatposteringen til kun å gjelde bestemte kombinasjoner av ansvarsenhetsklasser i tillegg til kontonummer.

Eksempel 1 I forbindelse med føring av lønn, kan du få beregnet og postert feriepenger og arbeidsgiveravgift (%-sats) automatisk. Du benytter 14,3 % arbeidsgiveravgift. På konto for lønn, standard 5000, definerer du følgende automatposter:
  • På 1.rad i tabellen Automatpostering, legger du inn kontonummer for avsetning feriepenger (standard kontonummer 5180) i feltet Debet konto, og kontonummer for påløpne feriepenger (2940) i feltet Kredit konto. I feltet Andel registrerer du enten10,2 (for kun feriepenger) eller 10,2 pluss 14,3% av 10,2 (for å få med arbeidsgiveravgift av feriepenger).
  • På 2. rad legger du kontonummer for arbeidsgiveravgift (standard kontonummer 5400) i feltet Debet konto, og kontonummer for skyldig arbeidsgiveravgift (2770) i feltet Kredit konto. I feltet Andel legger du 14,3.

Når du under bilagsregistrering fører på konto 5000, kan du automatisk få beregnet og postert både feriepenger og arbeidsgiveravgift i henhold til innlagte opplysninger. Du kan se transaksjonene i registreringsbildet. Automatposteringene får samme bilagsart som bilagslinjen der kontoen som har automatposter er registrert.

Eksempel 2 Du kan også bruke automatposter til posteringer av faste beløp; for eksempel ved innbetaling av en kontingent, der du skal overføre en fast del av beløpet til en annen konto.

Tabellen Automatpostering blir sortert i den rekkefølgen radene blir registrert i tabellen, fordi et fortløpende linjenummer er med som en del av primærnøkkelen. Du kan bruke menyvalget Hjem > Redigering > Innsett eller det tilhørende ikonet, for å legge inn en ny rad der den naturlig hører hjemme.

Følgende kombinasjoner av verdier gir automatposteringer

Eksempel 1

Bilag med hovedbokskonto "7010". Da gjør du følgende:
  1. Åpne tabellen Automatpostering.
  2. Registrer hovedbokskonto "7010" i feltet Kontonr.
  3. Registrer en en konto i feltet Debet konto og Kredit konto.
  4. Registrer hvilken andel som skal inn på Debet konto og Kredit konto i feltet Andel.
  5. Registrer eventuelt tilsvarende fra punkt 1 - 4 over på en ny linje med eventuelt en annen andel, hvis du ønsker å føre enda en andel av bilaget på en annen konto.
Resultat: Når du registrerer et bilag med hovedbokskonto "7010", blir bilaget automatisk splittet opp i flere linjer i forhold til verdien i feltet Andel når du trykker Enter på bilagslinjen.

Eksempel 2

Bilag med hovedbokskonto "7010" og avdeling "200" skal gi automatposteringer. Da gjør du følgende:
  1. Åpne tabellen Automatpostering.
  2. Registrer hovedbokskonto "7010" i feltet Kontonr.
  3. Registrer verdien 1 - Ekspanderes på bilagslinjer i feltet Aut.post. behandl..
  4. Registrer avdeling "200" i feltet Ansvarsenhet 1.
  5. Registrer en en konto i feltet Debet konto og Kredit konto.
  6. Registrer hvilken andel som skal inn på Debet konto og Kredit konto i feltet Andel.
  7. Registrer eventuelt tilsvarende fra punkt 1 - 6 over på en ny linje med eventuelt en annen andel, hvis du ønsker å føre enda en andel av bilaget på en annen konto.
Resultat: Når du registrerer et bilag med hovedbokskonto "7010" og avdeling "200", blir bilaget automatisk splittet opp i flere linjer i forhold til verdien i feltet Andel når du trykker Enter på bilagslinjen.

Eksempel 3

Bilag med hovedbokskonto "7010" og avdeling mellom "200" og "400" skal gi automatposteringer. Da gjør du følgende:
  1. Åpne tabellen Automatpostering.
  2. Registrer hovedbokskonto "7010" i feltet Kontonr.
  3. Registrer verdien 1 - Ekspanderes på bilagslinjer i feltet Aut.post. behandl..
  4. Registrer avdeling "200" i feltet Ansvarsenhet 1 og avdeling "400" i feltetR1 Aut.
  5. Registrer en en konto i feltet Debet konto og Kredit konto.
  6. Registrer hvilken andel som skal inn på Debet konto og Kredit konto i feltet Andel.
  7. Registrer eventuelt tilsvarende fra punkt 1 - 6 over på en ny linje med eventuelt en annen andel, hvis du ønsker å føre enda en andel av bilaget på en annen konto.
Resultat: Når du registrerer et bilag med hovedbokskonto "7010" og en avdeling som ligger mellom "200" og "400", blir bilaget automatisk splittet opp i flere linjer i forhold til verdien i feltet Andel når du trykker Enter på bilagslinjen.

Eksempel 4

Bilag med avdeling "200" skal gi automatposteringer. Da gjør du følgende:
  1. Åpne tabellen Automatpostering.
  2. Registrer verdien 1 - Ekspanderes på bilagslinjer i feltet Aut.post. behandl..
  3. Registrer avdeling "200" i feltet Ansvarsenhet 1.
  4. Registrer en en konto i feltet Debet konto og Kredit konto.
  5. Registrer hvilken andel som skal inn på Debet konto og Kredit konto i feltet Andel.
  6. Registrer eventuelt tilsvarende fra punkt 1 - 5 over på en ny linje med eventuelt en annen andel, hvis du ønsker å føre enda en andel av bilaget på en annen konto.
Resultat: Når du registrerer et bilag med avdeling "200", blir bilaget automatisk splittet opp i flere linjer i forhold til verdien i feltet Andel når du trykker Enter på bilagslinjen.

Eksempel 5

Bilag med avdeling "200" og debet konto og kredit konto, skal bli hentet fra bilagslinjen og ikke fra tabellen Automatpostering, og skal generere automatposteringer. Da gjør du følgende:
  1. Åpne tabellen Automatpostering.
  2. Registrer verdien 1 - Ekspanderes på bilagslinjer i feltet Aut.post. behandl..
  3. Registrer avdeling "200" i feltet Ansvarsenhet 1.
  4. Registrer hvilken andel som skal inn på Debet konto og Kredit konto i feltet Andel.
  5. Registrer eventuelt tilsvarende fra punkt 1 - 4 over på en ny linje med eventuelt en annen andel, hvis du ønsker å føre enda en andel av bilaget på en annen konto.
Resultat: Når du registrerer et bilag med avdeling "200", blir bilaget automatisk splittet opp i flere linjer i forhold til verdien i feltet Andel når du trykker Enter på bilagslinjen, og debet konto/kredit konto blir hentet fra bilagslinjen og ikke fra tabellen Automatpostering.

Sletting av hovedbokskontoer

Hovedbokskontonummeret inngår ikke i primærnøkkelen i tabellen Automatpostering. Når du sletter en hovedbokskonto blir ikke radene i tabellen Automatpostering med dette kontonummeret automatisk slettet.

Bilagsregistrering av automatposter

Du angir på hovedbokskontoen du skal registrere automatposteringer på, hvordan du skal benytte disse ved bilagsregistrering. Ønsker du under bilagsregistrering automatisk å få opp eventuelle automatposter registrert på den aktuelle konto, velger du 1 - Ekspanderes på bilagslinjer i feltet Aut.post. behandl. Da blir automatpostene ekspandert idet du fyller ut feltet Beløp på bilagslinjen.

Tabellen Bilag inneholder feltene Debet aut.st./Kredit aut.st. som er statusfelt for automatposter, disse viser om bilagslinjen er en 1 - Uekspandert automatposthode, en 2 - Ekspandert automatposthode eller en 3 - Automatpostlinje for debet og/eller kredit kontonummer.

På bilagslinjer med status 1 - Uekspandert automatposthode kan du hente fram automatpostlinjene under bilagsregistrering ved å benytte behandlingsvalget Ekspander automatposter når du står i siste kolonne. Da vil Visma Business hente fram automatpostlinjene slik de er registrert i tabellen Automatpostering, og tildele de status 3 - Automatpostlinje. Bilagslinjen du sto på, får endret status fra 1 - Uekspandert automatposthode til 2 - Ekspandert automatposthode.

Du kan deretter redigere automatpostlinjene som vanlige bilagslinjer, hvis du ønsker å korrigere beløp, avgiftskoder, ansvarsenheter eller lignende.



Vi setter pris på dine tilbakemeldinger. Send tilbakemelding til Visma på dette emnet.