Program |
Programmet du skal bruke til å opprette dokumentet. Det kan
for eksempel være en tekstbehandler eller et
regnearkprogram. |
Mal |
Hvilken mal du skal bruke for dokumentet. Det kan f.eks.
være en mal for et brev, en telefaks, et møtereferat eller et
regneark. Tips: Ønsker du å få opp malene i en
bestemt rekkefølge kan du sette opp rekkefølgen i feltet
Sort.sekv.nr i tabellen Mal. Du kan også knytte malene til en maltype i tabellen
Mal, og knytte maltypen opp mot en CRM bruker (aktør) i
tabellen Maladgang. Det vil begrense antall maler som blir vist for en
bruker.
Tips: Du kan finne de forskjellige
malene, som viser alle makroene for hver tabell som
dokumenter kan opprettes, i mappen
<installation
path>\Visma\Business\Templates\DDE
fields.
|
Inngående |
Markeres hvis det er en innkommende post. Hvis du f.eks. har
mottatt en e-post i Word-format, lagre dokumentet på disken og
koble det til aktøren. Hvis du ønsker å beholde det originale
filnavnet på dokumentet, må du opprette en link til dette brevet
fra feltet Filnavn i tabellen Dokument. |
Skann |
Velges hvis dokumentet skal skannes. Hvis feltet er markert
og du trykker OK
vil Visma Document Center starte, og gjør det mulig å skanne innkommende
dokument. |
Mottaker |
Kunden angitt på raden som dokumentet er koblet til vil
vises her, og du kan velge tilhørende kontaktpersoner i feltet
Att.. Hvis det ikke finnes et
kundenr. på raden, men et leverandørnr. vil tilsvarende data for
leverandøren hentes. Tabellen Dokumentkobling oppdateres med aktørnr. til kunde/leverandør og
kontaktperson. Mottakerens navn blir satt inn i dokumentet hvis
malen er laget slik. |
Att. |
Her blir navnene på kontaktpersonene hos mottakeren vist.
Dette forutsetter at de er registrerte som kontaktpersoner i
tabellen Aktør. Du velger et navn ved å klikke på det, men du kan også
skrive inn et navn direkte i feltet. |
Opprett |
Du kan opprette en kontaktperson i dialogen "Opprett
dokument" fra tabellen Aktivitet, Aktør og ansvarsenheter. Når du skriver inn en kontaktperson
istedenfor å velge en fra nedtrekkslisten, blir feltet
Opprett automatisk markert. |
Aktivitetsbeskrivelse |
Her velger du en beskrivelse av aktiviteten i
nedtrekklisten. Denne blir senere vist i Avtaleboken i feltet
Beskrivelse. Merk: Du oppretter tekster til
Aktivitetsbeskrivelse i tabellen Tekst.
|
Lag aktivitet |
En aktivitet vil bli opprettet når et nytt dokument
opprettes. Den opprettede aktiviteten oppdateres med
produktnummeret. Merk: Standardverdien for dette feltet baseres
på innstillingen Ikke lag aktiviteter ved opprettelse av dokumenter under feltet CRM-behandling i tabellen Bedriftsopplysninger.
|
Privat |
Markeres når du legger inn et passord. |
Dokumentbeskrivelse |
Beskrivelse av dokumentet. Denne blir senere vist i feltet
Beskrivelse i dokumentoversiktene. |
Tema |
Her taster du inn temaet for dokumentet. Det blir satt inn
automatisk i dokumentet hvis malen er laget slik. Hvis du ikke
har skrevet noen tekst i feltet
Dokumentbeskrivelse, blir teksten i
feltet Tema også brukt som beskrivelse
for dokumentet. |
Opplysning |
Teksten kommer fra feltet Opplysning 1 i tabellen Mal. Informasjonen ender altså i feltet Opplysning 1 i tabellen Dokument. |
Vår ref. |
Initialene dine med små bokstaver. Blir automatisk satt inn
i dokumentet hvis malen er laget slik. |
Deres ref. |
Mottakers referanse. Blir automatisk satt inn i dokumentet
hvis malen er laget slik. |
Bruker |
Navnet ditt. Blir automatisk satt inn i dokumentet hvis
malen er laget slik. |
Tittel |
Tittelen din. Forutsetter at tittelen er registrert i
tabellen Aktør |
Passord |
Legges inn hvis du ønsker å passordbeskytte
dokumentet. |
Dato |
Dagens dato foreslås, men kan endres. Blir automatisk satt
inn i dokumentet hvis malen er laget slik. |
Gruppe |
Hvilken gruppe du ønsker at flettedokumentet skal tilhøre.
Den valgte dokumentgruppe lagres i tabellen Dokument Merk: Dokumentgruppene opprettes i tabellen Tekst.
|
Ansvarsenhet |
Knappen Ansvarsenhet åpner en
dialogboks hvor aktive ansvarsenheter kan overstyres.
Alternativene foreslås ut i fra raden som dokumentet opprettes
fra. |