Oppdater bunt

Behandlingsvalget vil oppdatere regnskapstransaksjoner og saldotabeller, samt tabeller som inneholder oppdateringshistorikk. Når du står i tabellen Bunt, kan du starte oppdatering med behandlingsvalget Oppdater bunt, eventuelt tilsvarende ikon. Du kan oppdatere flere bunter samtidig ved å markere radene i buntvinduet. På forhånd må du ha lagret eventuelle redigeringer. Har du ikke gjort det, får du opp en dialogboks hvor du får muligheten til å lagre bunten/bilaget.

Kontroll før oppdatering

Før oppdatering sjekkes det at:

• Verdiene i en del felter er gyldige, og om det mangler verdier i felter.
• Alle typer kontonummer finnes. Dersom en konto ikke finnes, får du ikke oppdatert bunten.
• Valuteringsdatoen på bunten er gyldig - valuteringsdatoen må falle innenfor et av datointervallene i tabellene Regnskapsperiode og Avgiftstermin, og være etter sperredatoen i behandlingsvalget Flytt sperredatoen i tabellen Bedriftsopplysninger.
• Feltet Sperret på buntene ikke er krysset av.
• Det er angitt en gyldig feilføringskonto - den skal være henvist til i tabellen Bedriftsopplysninger og kontoen må eksistere i tabellen Hovedbokskonto.
• Alle bilagene har gyldig bilagsnummer - mangler det et eller flere bilagsnummer, gir Visma Business en melding om at det mangler obligatoriske verdier på x antall bilagslinjer.
• Alle obligatoriske ansvarsenheter er utfylt på bilagene - mangler det ansvarsenhet på en hovedbokskonto, der det er definert at denne ansvarsenhetsklassen er obligatorisk, gir Visma Business en melding om at det mangler obligatoriske verdier på x antall bilagslinjer. Visma Business oppdaterer ikke bunten før ansvarsenheten er utfylt eller dersom fordelingsnøkkel er benyttet istedenfor ansvarsenheter.
• Periodekontroll - systemet kontrollerer at til perioden eksisterer i periodedefinisjonen. Til perioden må være lik eller større enn fra perioden. Ved periodisering blir startperiode sammenliknet med periodedefinisjonen og sluttperiodiseringen, som igjen blir kontrollert mot gyldige regnskapsperioder.
  Merk: Hvis det er fylt ut fordelingsnøkler på bilagslinjen, tester ikke Visma Business på ansvarsenhetene. Dette kan da føre til feil dersom kontoen har en obligatorisk ansvarsenhet som ikke er lagt inn i fordelingsnøkkelen.
• En bilagsserie er angitt for automatgenererte transaksjoner - denne refereres til i tabellen Bedriftsopplysninger og bilagsserien må finnes. Automattransaksjonene blir tildelt et fortløpende bilagsnummer av Visma Business, og programmet må vite hvilket bilagsnummer det skal starte fra.
• Alle andre godkjenningsrutiner i regnskapet, slik som matching av åpne poster, purring, renteberegning, remittering, avgiftsterminavslutning og regenerering av saldo stenger oppdateringen hvis noen av disse er i bruk samtidig som du oppdaterer et eller flere bilag. Visma Business gir da en melding om at du ikke kan starte rutinen.

Eventuelle feil blir vist i en dialog og bunten blir ikke oppdatert. Resultatet av valideringen blir også vist som en bit-verdi i feltene Valideringsstatus 1 - Valideringsstatus 4 på bilagslinjene. Du kan gjøre oppslag i feltet og se hvilke felter som mangler, eller inneholder ugyldige verdier. Ønsker du utskrift av feilene, kan du kopiere fra dialogboksen og lime inn i for eksempel en editor du kan skrive ut fra. Feilmeldingene blir sortert på buntnummer/linjenummer og maksimalt antall er 1000.

Har du krysset av for noen av valgene i dialogboksen til feltet Debet/kredit-kontroll i tabellen Bedriftsopplysninger, vil ikke Visma Business oppdatere bunter med differanse mellom debet og kredit. Skal du derfor legge inn inngående saldo eller du vil slippe å interimføre bunter som totalt sett går i null, må du fjerne eventuelle avkrysninger i dialogboksen Debet/kredit-kontroll eller endre verdien i feltet til null.

Du får opp følgende valg når du gjør oppslag i feltet Debet/kredit-kontroll:

• Sum debet = Sum kredit (differanse må være null)
• Kontrollsum = Sum debet (kontrolldifferansen må være null)
• Beregnet UB bank = UB bank (differanse UB bank må være null)

Hva skjer under oppdatering

Visma Business lagrer oppdaterte regnskapstall i flere forskjellige tabeller.

Under oppdatering av bilag overfører Visma Business alle debet og kredit poster med beløp forskjellig fra null eller hvor mengde er fylt ut, til transaksjonstabellene for kunder, leverandører, driftsmidler og hovedbok. Alle transaksjonene i en oppdatering blir tildelt samme bilagsjournalnummer og et forløpende revisjonsnummer innenfor hver oppdatering, som til sammen identifiserer transaksjonene entydig. Revisjonsnumrene starter på 1 for hver oppdatering, og høyeste revisjonsnummer tilsvarer dermed verdien i feltet for totalt antall transaksjoner i tabellen Oppdatering.

Når oppdateringen er ferdig, vil de oppdaterte buntene, bilagene og eventuelle motreferanser forsvinne fra registreringsvinduet. Du finner dem igjen i tabellene Oppdatert bunt, Oppdatert bilag og Oppdaterte motreferanse. Bilagene kan ikke endres etter at de er endelig bokført, med unntak av en del reskontroparametere som kan endres i tabellene Åpen kundepost og Åpen leverandørpost.

Ved et eventuelt avbrudd vil alle bilagslinjer før avbruddet være oppdatert og slettet fra tabellen Bilag. Dessuten vil alle automatposteringer fram til avbruddet være oppdatert. Etter avbruddet kan du derfor fortsette å oppdatere bunten.