Ordrebehandling 3

Skann-dokument

Kopier skann-dokument fra produkt til salgsordrer

Feltet Scan-dok.nr kopieres fra produktet til salgsordrelinjen og senere til produkttransaksjoner.

Kopier skann-dokument fra produkt til innkjøpsordrer

Feltet Scan-dok.nr kopieres fra produktet til innkjøpsordrelinjen. Fra innkjøpsordrelinjen blir det overført til varepartiet og produkttransaksjonen.

Kopier skann-dokument fra produkt til andre ordrer

Feltet Scan-dok.nr kopieres fra produktet til ordrelinjer med andre ordretyper enn salg og innkjøp og senere til produkttransaksjoner.

Kopier skann-dokument fra innkjøp til salgsordrer

Feltet Scan-dok.nr kopieres fra varepartiet til salgsordrelinjen og senere til produkttransaksjonen.

Merk: Dette feltet er ikke forenelig med Kopier skann-dokument fra produkt til salgsordrer og Kopier skann-dokument fra produkt til andre ordrer.

Hent kontosett først fra

Faktureres kunde / Leverandør

Kontosettet hentes fra faktureres kunde/leverandør ved ordreregistrering. Dette er standardverdien. Hvis kontosett er fylt ut fra før blir ikke verdien skrevet over.

Kunde

Kontosettet hentes fra kunden ved ordreregistrering.

Lager

Kontosettet hentes fra lageret ved ordreregistrering.

Struktur

Kontosettet hentes fra strukturen ved ordreregistrering.

Ansatt

Kontosettet hentes fra den ansatte ved ordreregistrering.

Ansvarsenheter

Kontosettet hentes fra ansvarsenheter ved ordreregistrering.

Utfyllingsregler

Redupliser fra ordrehode til ordrelinjer ved lagring

Tabellene Ordre og Ordrelinje har flere felter som er identiske. Under ordreregistrering blir disse feltene kopiert fra ordrehodet til ordrelinjene. Verdiene som blir kopiert blir vist i blått på ordrelinjene. Krysser du av i Redupliser fra ordrehode til ordrelinjer ved lagring medfører det at felter som er blå på ordrelinjene blir kopiert på nytt fra ordrehodet ved lagring. Dette betyr at hvis du endrer i ordrehodet, endrer du også på ordrelinjen. Felter som er overstyrte, og som blir vist med svart skrift, blir ikke påvirket. Felter som inneholder dato blir heller ikke reduplisert.

Merk: Ordrelinjer med ansvarsenheter som er overført fra tabellen Aktivitet, får et flagg i feltene Dupl. felter 1 og Dupl. felter 2, som betyr at feltet er manuelt overstyrt og blir derfor ikke påvirket av krysset i feltet Redupliser fra ordrehode til ordrelinjer ved lagring.

Område og avgiftskode ut fra leveres aktørnr

Feltene Område og Avg.kode vil bli hentet fra aktøren som ligger i feltet Leveres aktørnr.

Område og EU-Mva skal ikke overskrive lokal MVA

Dette avkrysningsfeltet fungerer kun sammen med valget Område og avgiftskode ut fra leveres aktørnr. Hvis du krysser av disse to feltene beregner Visma Business merverdiavgift ut fra Leveres aktørnr ved fakturering.

Ikke overskriv ansvarsenheter på ordrehode

Når Kundenr eller Lev.nr endres på en ordre, er standard resultat at ansvarsenhetene kopieres fra tabellen Aktør, og overskriver verdiene satt på ordren. Er feltet Ikke overskriv ansvarsenheter på ordrehode markert blir ikke ansvarsenheter på ordren endres, hvis ansvarsenheten i tabellen Aktør ikke er utfylt.

Ikke endre antall dersom lev.nr endres på ordrelinje

Hvis du har registrert en produksjonsordre og endrer leverandørnummeret, blir ikke leveranseantallet hentet på nytt fra leverandøralternativet. Ved slike endringer blir det første registrerte antallet på produksjonsordren beholdt.

Sett totalt antall til ferdigmeldt antall

Hvis markert kan du ta imot flere varer enn det antall som står på en bestilling. På samme måte kan du ferdigmelde flere enn det som er registrert på en salgsordre. Feltet Totalt antall i tabellen Ordrelinje settes da til antallet som lagt inn som ferdigmeldt. Hvis det i feltet Ferdig NÅ på en salgsordre ferdigmeldes mer enn den resterende mengden i feltet Antall på ordrelinjen, blir antallet i feltet Påløpt økt tilsvarende. Feltet Pål. kostn. blir korrekt, både i tabellen Ordrelinje og i tabellen Produkttransaksjon.

Merk: Dialogen for Ferdigmeld kan ikke brukes til å ferdigmelde mer enn restantallet i feltet Antall, selv om parameteren Sett totalt antall til ferdigmeldt antall er satt.

Spesialbehandling (Felles)

Bruk Visma XML format

Visma XML-formatet vil bli brukt.

Kalkuler påløpte kostnader på faktureringsplan

Påløpte kostnader vil bli akkumulert en ekstra gang, for å sikre at korrekte verdier blir akkumulert til ordrehodet. Dette er kun i bruk på ordrer med faktureringsplan.

Skriv ikke ut annullerte ordrelinjer på ordredokumenter

Produktene skal ikke bli skrevet ut på ordrebekreftelser eller bestillingsordre hvis de er blitt annullerte på ordren/bestillingen.

Produksjon i et steg

Automatisk fakturamottak på en produksjonsordre blir foretatt, selv om produksjonen ikke er klar. Dette medfører at kostprisene ikke blir oppdatert.

Merk: Bruker du produksjonsordre på vanlig måte, bør du ikke ha kryss i dette feltet.

Kunde-produktnr

Visma Business vil foreslå kundens Produktnr fra tabellen Produktkunde til feltet Trans.opplysn. 2 på ordrelinjene. Både Kundenr og Produktnr må være utfylt for at kundens Produktnr skal bli foreslått.

Forhåndsreg. av inngående dokumenter

Hvis markert vil en uoppdatert bunt med ett bilag bli opprettet når en ordrematchet faktura overføres fra Visma Document Center. Bilagsserien som brukes vil bli hentet fra feltet Inngående dokument forhåndsreg. serie i tabellen Bedriftsopplysninger. Denne bilagsserien må ha bilagsart angitt, og debetkontoen fra bilagsarten vil bli brukt som debetkonto på bilaget (kreditkonto hvis overført faktura er en kreditfaktura). Leverandørkontonr. vil bli brukt som motkonto.

Tilbakefør forhåndsregistrering for ordrematch ved avvising av faktura

Avvisning av en ordrematchet faktura vil opprette en uoppdatert bunt som tilbakefører tidligere opprettet forhåndsregistreringsbunt.

Tillat ikke avvik

Hvis markert vil ordrelinjen bli flagget som utenfor avvikstoleranse, uansett hvor lite avvik i pris og beløp er. Dette valget må være deaktivert for at verdiene i feltene Inngående faktura avvikstoleranse % og Inngående faktura avvikstoleransebeløp skal tas i betraktning i beregningen av ordrelinjeavvik.

Ordrematch automatisk fakturamottak

Aktiverer automatisk fakturamottak av ordrelinjer som er blitt ordrematchet, og er innenfor avvikstoleransen. Dette flagget kan ikke markeres sammen med flagget Forhåndsreg. av inngående dokumenter.

Ingen delvis fakturamottak for ordrematch

Automatisk fakturamottak blir bare utført i tilfeller hvor alle ordrelinjene på en ordrematchet faktura er innenfor toleransnivå. Dette flagget brukes kun av ordrematchbehandlingen hvis det samtidig er markert for Ordrematch automatisk fakturamottak under feltet Ordrebehandling 2 i tabellen Bedriftsopplysninger.

Merk: Det anbefales normalt å aktivere denne innstillingen for å unngå å opprette flere bilag for den samme fakturaen.

Akkumuler bruttovekt til ferdigmeldt vekt

Ordrefeltet Ferdigmeldt vekt vil automatisk bli oppdatert, akkumulert fra feltet Bruttovekt. Feltet Ferdigmeldt vekt brukes til å beregne frakt, basert på innstillinger under feltet Transp.avt.behandl. og i tabellen Transportavtale.

Varepartier

Fyll ikke opp negative varepartier

Negative varepartier vil ikke bli fylt opp først ved varemottak.

Ikke lager/produkt-utvalg på varepartioppslag

Oppslag mot tabellen Vareparti fra tabellen Ordrelinje tar hensyn til feltene Produktnr og Lagernr på ordrelinjen. Hvis du ønsker å oppheve dette, krysser du av i dette feltet. Da viser Visma Business alle varepartier ved oppslag fra tabellen Ordrelinje, uansett om du har angitt et produkt/lager utvalg eller ikke. Hvis du har kryss i dette feltet og gjør oppslag mot tabellen Vareparti, får du kopiert verdiene i feltene Produktnr, Partinr og Lagernr fra tabellen Vareparti til tabellen Ordrelinje. Hvis det er reservasjoner på varepartiet, får du en feilmelding om at du ikke kan endre "Produktnr", "Partinr" og "Lagernr". Hvis trans.type på ordrelinjen er 1 - Salg, sjekker Visma Business også om det er antall i feltet Reserverbart på varepartiet. "Trans.type" blir sjekket i følgende rekkefølge:

• Ordrelinjen
• Ordrehode
• Hvis det er "Trans.type" på begge, blir Ordrelinjen valgt.

De andre transaksjonstypene kopierer uten sjekk.

Oppbevar varepartier

Varepartier blir slettet automatisk når de går i 0, dvs. når realisert beholdning, urealisert lagerøkning og reservert antall alle er 0. Krysser du av for Oppbevar varepartier, vil Visma Business gjenopprette varepartier ved behov, for eksempel ved kreditering. Visma Business vil da kunne ta med seg opplysninger fra fakturatransaksjonen. Ved at varepartier blir slettet når det ikke lenger er behov for dem, blir behandlingstiden redusert, når Visma Business skal løpe gjennom dem i FIFO-rekkefølge. I tillegg blir plassbehovet redusert. Dersom du for eksempel har et fåtall, faste varepartier pr. produkt/lager-kombinasjon, og du ikke har behov for å skille dem over tid med skiftende partinummer, er det ingen grunn til at Visma Business skal bruke tid på å opprette og slette dem gjentatte ganger. Da kan de like godt bli liggende. Dessuten vil ingen informasjon gå tapt, ved at verdiene i alle feltene på varepartiene blir tatt vare på. Hvis du benytter fakturareferanser ved kreditering, vil også FIFO-rekkefølgen bli bevart.

Innsett utskilte varepartier foran

Når valgt vil varepartier opprettet med behandlingsvalget Skill ut i tabellen Vareparti bli lagt til før det originale varepartiet. F.eks. hvis Skill ut brukes til å opprette et nytt vareparti fra vareparti nr. 1, vil det utskilte varepartiet bli opprettet som vareparti nr. 1 og det originale vil bli vareparti nr. 2.

Lager produkt og direkte ordre

Siden ordretype 2 - Direkteordre ikke bruker lagerstyring (inkl. plukking, reservasjon, ferdigmelding), har du muligheten til å advare eller blokkere brukeren hvis en direkteordre opprettes med et produkt som ikke er unntatt fra lagerhåndtering. Advarselen gis som en statusmelding når produktnummeret angis.

Ignorer melding

Ingen statusmelding vises når kombinasjonen av ordretype 2 - Direkteordre og et lagerstyrt produkt benyttes.

Advarselsmelding

En statusmelding vises med advarsel når kombinasjonen av ordretype 2 - Direkteordre og lagerstyrt produkt benyttes.

Blokkert

Det angitte produktnummeret fjernes, mens en statusmelding gis med advarsel når kombinasjonen av ordretype 2 - Direkteordre og lagerstyrt produkt benyttes.

Lagersaldoer

Ta vare på ferdigmeldt antall i lagersaldotabellen

Feltet Ferdigmeldt i tabellen Lagersaldo vil bli oppdatert med antallet talt opp ved ferdigmelding, og redusert ved fakturering av salgsordre. Ved å ta vare på denne verdien kan du få beregnet antall varer du har i hyllen. For å få til dette må du lage en beregnet kolonne. Beregnede kolonner lager du i tabellen Beregnet kolonne.

Sjekk lagersaldotabellen for produkter under lagertelling

Ved lagertelling og hvor du har satt behandlingsmåte på ordrelinjen til legg til varepartier med negativ disponibilitet, skal du også sette parameteren Sjekk lagersaldotabellen for produkter under lagertelling. Hvis dette ikke gjøres vil Visma Business legge til et negativt vareparti selv om produktet er under lagertelling. Denne parameteren er implementert for å minimalisere beholdningsfeil ved ferdigmelding av en salgsordre.

Ikke beregn "produkter til utlån" i tellbart antall

Produkter som du har til utlån skal ikke bli talt opp når tellbart antall blir beregnet. Produkter til utlån er en del av den fysiske beholdningen og blir normalt regnet med.

Ta ikke med utleid i tellbart antall

Produkter som er utleid skal ikke bli talt opp når tellbart antall blir beregnet. Produkter til utleie er en del av den fysiske beholdningen og blir normalt regnet med.

Benytt ordrenummer ved lagertelling

Produkttransaksjon fra varetelling opprettes som standard uten ordrenr. Når dette feltet er markert, får produkttransaksjonen et ordrenr. og vil være mulig å spore under lageravstemming.

Unnta driftsmidler fra lagerhåndtering ved innkjøp

Feltet Unntas lagerh. i tabellen Ordrelinje blir automatisk markert når du registrerer driftsmiddelnummeret på salgsordrelinjen.

Lager fra produkt

Feltet Normalt lager fra produktene vil bli foreslått på ordrelinjene, og dermed overstyre lagernummer i ordrehodet.

Serienr

Ikke serienr ved kreditering

Serienummer blir ikke overført fra reservasjonslinjene/ordrelinjene til varepartiene ved kreditering.

Oppdater serienr tabellen ved innkjøp

Merk: Ikke i bruk.

Visma Business oppdaterer tabellen Serienr med produktnummer, lagernummer og vareparti fra innkjøpsordren. Dette gjør det mulig å spore et serienummer via produktnummer, lager og vareparti fordi alle transaksjoner som benytter dette varepartiet har dette lagret i tabellen Produkttransaksjon.

Pris

Overskriv alltid pris i Pris- og Rabattmatrise

Overskriv alltid pris i Pris- og Rabattmatrise gjør at endringer i feltet Pris overskriver tilsvarende felt i tabellen Pris- og rabattmatrise. Gjør du endringer i feltene Innkjøpspris og/eller Innkjøpsrabatt blir også feltet Kostpris korrigert tilsvarende.

Sorter synkende etter min.ant. ved henting av pris og rabatt

Pris og rabatt rader blir sortert etter minste antall og ikke laveste pris og rabatt. Hvis det er flere rader med samme kriterier, er det minste antall og første rad med tilslag som gjelder. Dette gjelder også for "påslag" (negativ rabatt).

Hent kostpris og dato etter generering av ordre

Kostpris og dato blir kopiert direkte over til aktuell salgsordre når du genererer en innkjøpsordre.

Hent pris på ordrelinjer generert av "tid til neste"

Rader som blir produsert ved bruk av feltet Tid til neste i tabellen Ordrelinje vil gjøre nytt oppslag i tabellen Pris- og rabattmatrise.

Beregn gjennomsn. Kostpris på ordrelinje

Du krysser av i dette feltet hvis du ønsker å sette kostprisen på ordrelinjen til et veid gjennomsnitt av kostprisene på reservasjonslinjene. Verdien blir satt når du reserverer eller endrer kostpriser for avgangsordrelinjer i tabellen Reservasjon. Dette blir gjort ut fra de reserverte antallene og kostprisene, når hele antallet på ordrelinjen er reservert. Dette feltet overstyrer tilsvarende felt under Beh.måte i tabellen Produkt, og gjelder for alle produkter.

Kostpriser i valuta

Leverandøren sitt valutanummer blir foreslåtts som kostvalutanummer på innkjøpsordrer.

Merk: Når denne innstillingen er markert, og det har vært lagerbevegelser i annet enn standardvaluta, anbefales det ikke å slå den av siden dette vil føre til problemer med lagerverdier. Hvis innstillingen av en eller annen grunn må slås av, er dette den anbefalte prosedyren:

1. Korriger lagersaldo til 0, ved bruk av ordre med Trans.type = 4 - Tap.
2. Forsikre deg om at både lagersaldo og regnskap er 0.
3. Slå av Kostpriser i valuta.
4. Gjenoppbygg lagersaldoen med bruk av 4 - Tap for å sette korrekte kostpriser i lokal valuta.

Visualisering

Vis godkjenningsdialog på kontantordrer

En godkjenningsdialog vil vises, hvor du kan velge å avbryte utskriften av kontantordren (ordretype = 3 - Kontantordre).

Ingen kontantordre dialog

Dialogen for Betaling vises ikke når du lagrer en kontantordre, og fakturaen skrives ut direkte.

Advarsel ved 0 i ordrestatus

En melding vil vises hvis ordren har blitt lagret med ordrestatus lik 0.

Dialog ved ferdigmelding

Har du kryss i dette feltet får du opp en dialog når du kjører behandlingsvalget Ferdigmeld fra ordrehodet, hvor du kan velge mellom å ferdigmelde hele ordren, eller å oppgi strekkode, produktnummer eller transaksjonsopplysning 1, og antall. Hvis du ikke har kryss i dette feltet vil behandlingsvalget ferdigmelde hele ordren.

Spesialbehandling (Faktura)

Ikke snu fortegn ved kreditering

Hvis det er krysset av for kreditnota i ordrehodet, brukes motsatt fortegn på verdiene som blir tastet inn i antallsfeltene. Dette vil ikke skje hvis dette feltet er markert. Formålet med dette valget er å lette den manuelle inntastingen av ordrelinjer når kreditnotaen har mange positive og bare en, eller få, negative ordrelinjer.

Avrund mva-beløp på ordrelinjene

Mva.beløpet vil bli avrundet pr. ordrelinje og ikke på totalen, noe som kan medføre at man vil få forskjellig mva.beløp om man regner på netto beløpet totalt eller pr. ordrelinje.

Merk: Avrunding vil ALLTID bli gjort OPP, aldri ned. Denne funksjonaliteten skal bare brukes i britiske markeder i henhold til britiske avrundingsbestemmelser.

Fakturagebyr bare på første faktura

Fakturagebyr vil bare legges til dersom det er første gangen ordren faktureres.

Ignorer fakturanr og dato i mottaksdialog

Systemet tar ikke hensyn til endringer av fakturanummer og dato som gjøres i dialogen for Mottatt faktura.

Kun en sumlinje for MVA

Kjører du ut en faktura med spesialavgift, kommer merverdiavgiften på spesialavgiften på en egen rad på fakturaen. Har du kryss i dette feltet, blir alle MVA-rader summert til en rad på fakturaen. Den siste momskoden i teksten blir brukt.

Bokføre tillegg

Tillegg (det vil si negative rabatter) blir skilt ut fra salget og bokført separat i henhold til kontohenvisningene i tabellen Avgifts- og bokføringsopplysninger.

Sendemåte for dok. fra Faktureres kundenr.

Hvis markert vil Sendem. for dok. for fakturaer bli hentet fra aktøren i feltet Faktureres kundenr på salgsordrer. Alle andre sendemåter for dokumenter vil bli hentet fra aktør angitt i feltet Kundenr.

Ingen MVA på forskuddsbetalingslinje

Gjelder behandlingsvalget Lag forskuddsbetalingslinje i tabellen Ordre, og må brukes hvis forskuddsbetaling ikke inkluderer mva. Hvis dette feltet er markert, vil forhåndsbetalingslinjen på ordren hente beløp fra feltet Ordresum brutto i stedet for fra feltet Ordresum netto. Dette krever bruk av et produkt for forskuddsbetaling uten mva.håndtering.

Opprett separate ordrer fra Visma.net Expense

Behandlingsvalget Del opp blir automatisk startet på den nyopprettede ordren, og nye separate ordrer vil bli opprettet for hver kunde fra den opprinnelige salgsordren fra Visma.net Expense. Hvis feltet ikke er markert, vil bare en salgsordre bli opprettet. Bruk behandlingsvalget Overfør for å flytte linjer til eksisterende ordrer, eller bruk behandlingsvalget Del opp for manuelt å opprette nye ordrer for hver kunde.

Oppdater transaksjoner for lagerreduksjon for kreditnota

Kreditnotaer behandles nå på samme måte som innkjøpsordrer, når det gjelder kosthåndtering.

Merk: Kostoppdateringen kan redusere ytelsen ved fakturering av kreditnotaer.

Overføring til ordre

Ikke les ordrelinjer ved overføring fra aktiviteter

Brukes i forbindelse med Akonto-fakturering av ordrer hvor ordrenummeret er lagt inn på aktiviteten slik at timer som blir overført fra aktivitet til ordre blir lagt til sin respektive ordre. Når Visma Business har vært i bruk en stund kan overføringer på ordrer med mange ordrelinjer begynne å ta lang tid. Hvis feltet Ikke les ordrelinjer ved overføring fra aktiviteter er markert blir ikke ordren lest inn ved overføring fra aktiviteter, men du får en mye hurtigere behandling av slike ordrer. Dette medfører at ordrehodets summeringer ikke er oppdaterte før neste fakturering, eller før lagring blir utført, men overføringen foregår korrekt.

Standard "JA" i dialog for overføring av ordrelinjer

Ved bruk av behandlingsvalget Overfør i tabellen Ordre, blir ordrelinjer overført der hvor feltet Overf. til ord.nr er utfylt i tabellen Ordrelinje. Krysser du av for valget Standard "JA" i dialog for overføring av ordrelinjer eller Standard "NEI" i dialog for overføring av ordrelinjer, vil du ikke få opp en dialog hvor du må bekrefte overføringen Ja eller Nei.

Standard "NEI" i dialog for overføring av ordrelinjer

Ved bruk av behandlingsvalget Overfør i tabellen Ordre, blir ordrelinjer overført der hvor feltet Overf. til ord.nr er utfylt i tabellen Ordrelinje. Krysser du av for valget Standard "JA" i dialog for overføring av ordrelinjer eller Standard "NEI" i dialog for overføring av ordrelinjer, vil du ikke få opp en dialog hvor du må bekrefte overføringen Ja eller Nei.